Pošiljanje in arhiviranje e-pošte
Program “Vodenje investicij 2025” prav tako podpira možnost pošiljanja e-pošte iz programa ali pa pošiljanje v programsko okolje MS Outlook. Uporabnik si je predhodno vnesel v bazo vse pogodbene stranke. Te so plačnik, naročnik, izbrani izvajalec, gradbeni nadzor,…
Ko vodja investicij želi poslati e-poštno sporočilo, ga lahko pošlje iz programa tako, da iz seznama preprosto izbere komu vse poslati sporočilo, pri čemer ne išče po e-poštnih naslovih, pač pa po vlogah, ki jih imajo posamezne pogodbene stranke. To omogoča hitro pošiljanje e-pošte, brez vsakokratnega razmišljanja komu sploh sporočilo poslati. E-poštni naslovi so definirani pri vnosu podjetij v bazo podatkov in tako uporabnik iz seznama izbere potencialne prejemnike, ki so:
- plačnik,
- izvajalec,
- nadzor,
- plačnik in izvajalec,
- izvajalec in nadzor,
- izvajalec, plačnik in nadzor,
- potencialni ponudniki storitev,
- aktivni ponudniki storitev.
Pri izbiri možnosti “Potencialni ponudniki”, se e-pošta pošlje vsakemu potencialnemu ponudniku posebej. Skladno z načeli dobrega gospodarja, se ta možnost uporablja, ko potencialne ponudnike storitev obvestimo, da lahko oddajo ponudbo in ne želimo, da med sabo vidijo, kdo vse je bil prejemnik e-pošte.
Posebna novost je, da se vsaka odposlana e-pošta arhivira v arhiv, v mapo e-pošta tako, da se ime datoteke zapiše v ameriški obliki datuma, sledi ime projekta, ime podprojekta, zadeva in zaporedna številka poslanega sporočila.
Primer:
- 2025-04-30 – Vodovod Žalec – Vabilo k oddaji ponudbe 1.msg
- 2025-04-30 – Vodovod Žalec – Vabilo k oddaji ponudbe 2.msg
Razlog za ameriški format zapisa je, da bo tako vedno e-pošta zložena po logiki “od prvega do zadnjega”.
S funkcijo pošiljanja e-pošte ima vodja investicije največji možen nadzor nad vsemi svojimi investicijami.