generiranje MS Word (.docx) dokumentov
Vsak vodja investicij se je srečal z Word dokumenti. Potrebno je pripraviti pogodbo, poslati dopis, zavrniti račun,…
Zadeva je posebej zahtevna v javnem sektorju. Podjetja morajo upoštevati zakon o javnih naročilih in morebitne interne pravilnike ob izvedbi naročil. Potrebno je pripraviti Sklep o pričetku postopka, zapisnik o odpiranju ponudb, poročilo o izvedbi naročila, izbrati najugodnejšega ponudnika,… Cela vrsta dokumentov, ki načeloma vsi vsebujejo enake podatke. Ti so npr. izbrani izvajalec, številka najugodnejše ponudbe, zneski,… Vodja investicij slej kot prej ugotovi, da ves čas sestavlja dokumente z eno in isto vsebino, ves čas piše ene in iste podatke o izvajalcu, plačniku, zneskih.
Zakaj bi se podvajal? Zakaj delal “peš”?
Dodali smo podporo generiranja dokumentov
Program omogoča samodejno generiranje dokumentov s pomočjo t.i. “placeholderji” oz. besednimi frazami, zavitimi v ##. Uporabnik si ustvari poljuben dokument v DOCX obliki in v njemu zamenja vse ključne besede s placeholderji, ki so na voljo v programu “Vodenje investicij”.
Primer: Predpostavimo, da ste vodja investicije gradnje nove državne ceste med Celjem in Žalcem. V pogodbi in ostalih dokumentih boste morali slej ko prej definirati ime investicije oz. projekta. Program uporabniku omogoča določitev dveh različnih imen projektov, to sta kratko ime projekta in dolgo ime projekta. Razlog za to je, da kratko ime nudi bolj strukturirano gradnjo arhiva, medtem, ko dolgo ime nudi ime investicije, ki se bo uporabilo v pogodbah in ostalih dokumentih. Tako lahko predpostavimo sledeče parametre:
Kratko ime projekta: Cesta Celje-Žalec
Kratko ime podprojekta 1: Gradnja
Dolgo ime projekta: Sanacija obstoječe državne ceste JP12345, med križiščem LC5432 v občini Celje in križiščem CL5432 v občini Žalec
Kratko ime podprojekta 2: Gradbeni nadzor
Dolgo ime projekta: Sanacija obstoječe državne ceste JP12345, med križiščem LC5432 v občini Celje in križiščem CL5432 v občini Žalec
Kratko ime podprojekta 3: Varnostni nadzor in koordinacija zdravja in varstva pri delu
Dolgo ime projekta: Sanacija obstoječe državne ceste JP12345, med križiščem LC5432 v občini Celje in križiščem CL5432 v občini Žalec
Vidimo strukturo, ki smo si jo zastavili in, kateri tudi sledi naš program. Vsi trije podprojekti imajo enako kratko ime projekta in dolgo ime projekta, ki ga je možno definirati za vsak podprojekt posebej.
Placeholderji (spremenljivke) in generiranje datotek
Placeholder “#Dolgo_ime_prj#” predstavlja dolgo ime projekta v bazi podatkov. To pomeni, da če uporabnik zamenja v osnutku pogodbe dejansko dolgo ime projekta s tem placeholderjem, se bo pri generiranju datotek placeholder zamenjal samodejno z dolgim imenom projekta. Tako imamo vse dokumente sestavljene in strukturirane z enakim dizajnom in dosežemo maksimalno natančnost in nezmotljivost pri vodenju svojih investicij. To je le eden ized placeholderjev, ki so na voljo. Program omogoča cca. 250 placeholderjev, ki zajemajo od št. pogodbe, št. naročila, definiranje plačnika, do današnjega datuma.
Program vsebuje tudi imenik placeholderjev, med katerimi lahko uporabnik izbira in jih vnese v .docx dokument. Ta vsebuje približno 250 potencialnih spremenljivk.
Slika spodaj prikazuje tipično vsebino .docx datoteke, pri uporabi placeholderjev. Vidimo, da so vse besede, ki jih želimo nadomestiti z tistimi iz baze podatkov, zamenjane s placeholderji.
Generiranje MS Word (.docx) dokumentov se je izkazalo za ključnega pomena vsakega vodje investicij, kar je ena izmed najbolj uporabnih funkcij programa “Vodenje investicij”.